Privacybeleid Unitas Amsterdam
Unitas Amsterdam, gevestigd aan Oudezijds Kolk 55, is verantwoordelijk
voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
Adres
OudezijdsKolk 55
1012 AL
Amsterdam

Telefoonnummer: 020-8005000
Mailadres: abactis@unitas-amsterdam.nl
Kvk-nummer: 40530650

Thadde Scharloo is de Ab-actis van Unitas Amsterdam. Hij houdt binnen de vereniging
toezicht op het waarborgen van privacywetgeving en de rechten van leden wat betreft hun
persoonsgegevens. Via de bovenstaande contactgegevens kunt u hem benaderen mochten er
vragen of opmerkingen zijn omtrent deze zaken.

Persoonsgegevens die wij verwerken
Unitas Amsterdam verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten
en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
– Voor- en achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Bankrekeningnummer
– Lidstatus
– Studie en studentnummer
– Dispuut
– Commissie- en bestuursstatus
– Inschrijving bij huisarst en/of tandarts

Aan het begin van het lidmaatschap hebben de nieuwe leden de mogelijkheid de
privacyverklaring te tekenen. Hierin staat dat er vertrouwelijk met de bovenstaande gegevens
om zal worden gegaan, wat het doel is van de gegevens en welke bedrijven de gegevens ook
gebruiken. Bovendien staat er dat het lid altijd de mogelijkheid heeft om de gegevens te
verwijderen door het aan te geven bij de Ab-actis.

Overige persoonsgegevens die actief worden verstrekt kunnen ook verzameld en verwerkt
worden. Dit kan bijvoorbeeld door een profiel op onze website aan te maken, in
correspondentie en telefonisch.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Tijdens de twee weken durende kennismakingsperiode, waarbij nieuwe leden Unitas
Amsterdam leren kennen, wordt elk lid gevraagd in welke medische gesteldheid ze verkeren.
Dit wordt in vertrouwen gevraagd door de Medische commissie (MediCo), een groep van drie
Geneeskunde studenten, zodat er beter gehandeld kan worden als een lid een medisch ongeval
treft. Of om op voorhand medisch advies te geven ter voorkoming van een medisch ongeval.
Deze gegevens worden enkel gebruikt als een lid daar toestemming voor heeft gegeven. Dit
gebeurt zwart op wit en er wordt duidelijk gemaakt dat een lid deze toestemming mag
intrekken. Slechts de MediCo bezit de medische informatie van deze leden en zijn zich meer
dan bewust van de gevoeligheid van de informatie die zij verwerken. Zij dienen tevens ook als
vertrouwenspersoon voor nieuwe leden; als ze problemen hebben, van welke aard dan ook,
kunnen zij dit op vrijwillige basis met de MediCo delen.

Voordat de kennismakingsperiode begint dient de MediCo te ondertekenen dat ze
vertrouwelijk met de gegevens omgaan, aangezien dit gevoelige informatie is. Ook dient elk lid
schriftelijke toestemming te geven dat de MediCo deze informatie ten goede van hun eigen
gezondheid zal gebruiken en nergens anders voor.

Nadat de kennismakingsperiode klaar is, wordt de Medico ontheven en worden alle medische
dossiers vernietigd door de Senaat en Medico tezamen.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Unitas Amsterdam verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Het afhandelen van uw betaling.
– Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder.
– U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen
voeren.
– U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken.
– Om goederen en diensten bij u af te leveren.
– Het eventuele gebruik van persoonsgegevens bij het instellen of verdedigen van
rechtsvorderingen.
– Voor het verwerken van statistische gegevens.
De bovenstaande doelen hebben als grondslag dat
1) de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn of haar gegevens
voor een of meerdere doeleinde;
2) verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract waar een lid akkoord mee
is gegaan;
3) verwerking noodzakelijk is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen waaraan de
verantwoordelijke voor de verwerking is onderworpen;
4) verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak die wordt uitgevoerd in het
openbaar belang of bij de uitoefening van het openbaar gezag;

Hoe lang persoonsgegevens worden bewaard
Unitas Amsterdam bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen
te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende
bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
Categorie: Persoonsgegevens leden en reünisten > Bewaartermijn: zonder einde > Reden:
Unitas Amsterdam bewaart persoonsgegevens van leden en reünisten, tot het moment dat een
dezer aangeeft niet meer te willen dat Unitas Amsterdam dit in hun systeem heeft. Unitas
Amsterdam heeft de persoonsgegevens van leden nodig voor de bovengenoemde doelen.
Persoonsgegevens van reünisten zijn nodig om betrokkenheid richting Unitas Amsterdam in
deze groep te waarborgen en/of te vergroten.
Categorie: Persoonsgegevens gestopte leden/reünisten > Bewaartermijn: 2 jaar > Reden:
Mocht Unitas Amsterdam nog reden hebben om in contact te moeten komen met
leden/reünisten die gestopt zijn, door bijvoorbeeld wanbetaling o.i.d., dan moet Unitas
Amsterdam ze kunnen benaderen. De kans dat we persoonsgegevens van deze groep langer
dan 2 jaar nodig zullen hebben is gering.

Delen van persoonsgegevens met derden
Unitas Amsterdam verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien
dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een
wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij
een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en
vertrouwelijkheid van uw gegevens. Unitas Amsterdam blijft verantwoordelijk voor deze
verwerkingen. De bedrijven waar Unitas Amsterdam de gegevens van haar leden mee deelt:
– Mailchimp; dit is een mailingsdienst om leden te kunnen mailen.
– Grouplink; dit is de mobiele applicatie van Unitas.
– Congressus; hier wordt de volledige ledenadministratie verwerkt. Hier hebben de
bestuurders die in Congressus het ledenbestand kunnen bewerken een Two-factor
authentication toegepast. Dit betekent dat er nog meer stappen nodig zijn om in te loggen en
de gegevens dus kan bewerken.
– Twelve; dit is het kassasysteem van Unitas, hierin worden de voor- en achternamen van leden
die op rekening mogen drinken gebruikt.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Unitas Amsterdam gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies
die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste
bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies
die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en het
gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden de
voorkeursinstellingen. Ook kan Unitas Amsterdam haar website hiermee optimaliseren. Een
lid kan zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen
cookies meer opslaat. Daarnaast kan een lid ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de
instellingen van de browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast
hebt u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of
bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Unitas Amsterdam en
heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt
indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of
een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw
persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking
van uw persoonsgegevens sturen naar abactis@unitas-amsterdam.nl. Bovendien kan elk lid
zelfstandig via de Unitas website of via de Unitas applicatie haar gegevens wijzigen m.u.v. de
bankgegevens.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek door de desbetreffende persoon is gedaan, vragen wij
altijd een kopie van het identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen wij een
kopie van de pasfoto, de MRZ (machine readable zone) en paspoortnummer. Het
Burgereservicenummer (BSN) mag niet zichtbaar zijn, ter bescherming van de privacy. Unitas
zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op het verzoek reageren.
Een mogelijke gevolg van weigering van het verstrekken van gegevens kan zijn dat het
afhandelen van een lidmaatschap onmogelijk zal zijn. Andere mogelijkheden behoren tot het
onmogelijk maken van verkrijgen toegang tot de website, de mobiele applicatie of de
nieuwsbrief.
Unitas Amsterdam wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te
dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de
volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteitpersoonsgegevens/tip-ons

Openbaarmaking
Unitas Amsterdam heeft de mogelijkheid gegevens openbaar te maken aan derden als een lid
regels niet naleeft, zoals het betalen van haar contributie. Derden kunnen zijn: financiële
instellingen, accountants of advocaten.
Unitas Amsterdam heeft ook de mogelijkheid gegevens openbaar te maken om te voldoen aan
verzoeken, bevelen of wetten van bevoegde autoriteiten die op een lid van toepassing zijn.

Beveiliging persoonsgegevens
Unitas Amsterdam neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende
maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en
ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed
beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan telefonisch contact op met ons
bestuur op 020-800 5000 of via de e-mail abactis@unitas-amsterdam.nl.